Le certificat d’état d’immeuble ou le rapport d'inspection préventive est un rapport basé sur une inspection de tous les composants des parties communes de l’immeuble. Une inspection du bâtiment doit maintenant être faite à tous les 5 ans et ce travail est strictement réservé par un droit de pratique exclusif aux architectes, aux ingénieurs et aux technologues professionnels.

 - Ce rapport se veut une photographie de l’état physique de l’immeuble au moment de l’inspection. Il doit faire état de la condition des différents composants de l’immeuble et prendre en considération ces observations dans la prévision des réactions possibles des composants ou recommander des investigations supplémentaires. Lorsqu’un immeuble est plus âgé, il permet aux membres du conseil d’administration et aux gestionnaires d’être au fait de son état physique en le situant dans son cycle de vie, d’établir des priorités de remplacement ou de futures réparations majeures et de connaître les composants qui devront éventuellement être mis aux normes, si connus au moment de l’inspection, afin d’ajuster le fond de prévoyance.

Le carnet d'entretien quant à lui se veut un outil essentiel pour permettre d’assurer la longévité du bâtiment et garantir la valeur de celui-ci. Il permet d’organiser le calendrier des différents travaux à effectuer en lien avec les travaux passé et futurs à apporter au bâtiment. Il assurera ainsi une bonne communication entre les différents conseils d’administration qui se succèderont au fil des années.